Microsoft365 Kontrol Arşiv Oluşturma

Merhabalar,

Bu makalemde sizlere bir kontrol arşiv nasıl oluşturulur onu anlatacağım. Öncelikle bir kontrol arşive nerede ve neden ihtiyacımız olur buna bakalım. Örneğin küçük bir kuruluşsunuz ve çalışanlarınızın gelen-giden maillerinin hepsini takip etmek istiyorsunuz. Bunu tek tek çalışanların maillerine giriş yapıp takip edemeyeceğiniz için bir policy yardımı ile bunu gerçekleştirebiliriz. O zaman kuralımızı oluşturmaya başlayalım!

1. Öncelikle Exchange Admin Center'a gidiyoruz ve yeni bir grup oluşturuyoruz. Burada grubu Distribution Group olarak oluşturuyorum. Bunun sebebi belirtilen kullanıcılara departman kullanıcılarını grubun üyesi olarak ekleyebiliriz.

2. Display name, Alias, Email adres ve daha önce shared mailbox olarak oluşturduğum mail adreslerini Members kısmına ekledim. Save diyerek devam ediyorum.

3. Sonra ki adımım da shared mailbox oluşturuyorum. Burada users kısmında kendi kullandığım maili ekliyorum. Bu shared mailbox kendi Outlook'um da bir klasör olarak görünecek.

4. Şimdi ki adımımız kuralımızı oluşturmakta. Mail Flow içerisinden Rules kısmına geliyorum. Artı simgesine tıklayarak Create a New Rule seçiyorum. Kurala bir isim veriyorum ve burada gelen yazmamın sebebi bu kullanıcılara gelecek maillerin benim kontrol arşivime düşmesini sağlamak. Apply this rule if kısmında çok fazla seçenek var fakat benim burada seçtiğim seçenek 'The receipient is a member of' burada oluşturduğum grubu seçiyorum. Çünkü bu gruba tanımlı mail adreslerine gelen mailler benim kontrol arşivime düşecek. Sonrasında Do the following kısmında Bcc the message to kısmında oluşturduğum shared mailboxı tanımlıyorum ve gizlice gelen maillerin Bilgi kısmına benim shared mailboxımı tanımlayacak.

5. Şimdi ki adımda yeni bir kural oluşturacağız fakat bu sefer ki kuralımız giden mailler için olacak. Burada ki değişiklik fark edeceğiniz üzere az önce 'The receipient is a member of' idi şimdi ise 'The sender is a member of' kısmı. Az önce ki kuralımız gibi bu kuralımızı da kayıt ediyoruz.

Artık deneme yapabilirim. Şimdi Outlook'a gideceğim ve oluşturduğum shared mailbox'ı klasör olarak ekleyeceğim. Ve eklediğim mail adreslerine bir kaç mail gönderecek ve kuralımızın çalıp çalışmadığını test edeceğim.

Mailler geldi kuralımız çalışıyor. Bu işlem biraz karışık gelebilir. Mantığını anladıktan sonra aslında basit bir işlem.